Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) concerne-t-il les organismes de formation ?
Depuis l'année 2018, les organismes de formation sont tenus de respecter les normes et d'obtenir la certification conformément au référentiel national Qualiopi. Cette certification atteste de la qualité du processus de formation et facilite le financement des formations dispensées par l'organisme par les opérateurs de compétences.
De plus, depuis 2018, il est impératif de se conformer aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), qui vise à réguler l'utilisation des données personnelles.
Absolument. L'application du RGPD implique un processus interne au sein de votre organisme, bien au-delà de simplement utiliser des logiciels conformes RGPD. Vous devez établir une politique rigoureuse de collecte et de gestion des données personnelles de vos clients et stagiaires, stockées sur divers supports, et sur lesquelles vous effectuez des traitements.
La plupart des activités courantes des organismes de formation pour l'exécution opérationnelle des formations ne posent généralement pas de problèmes majeurs de conformité RGPD. Cependant, une attention particulière doit être portée à la sécurité des données, à la limitation de la collecte aux informations strictement nécessaires et pour une durée limitée, ainsi qu'à la possibilité pour les clients et stagiaires de demander la récupération et la suppression de leurs données.
C'est surtout dans l'utilisation des données à des fins commerciales que vous devrez être vigilant. Le RGPD vise à prévenir les abus dans ce domaine. Si vous utilisez des données confiées pour une formation à d'autres fins, une communication transparente sur ces traitements et l'obtention du consentement éclairé des personnes concernées sont impératifs.
Les Obligations RGPD de l'Organisme de Formation :
En qualité de responsable de traitement, l'organisme de formation détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Cela implique des obligations telles que :
- Obtention du consentement avant la collecte de données personnelles.
- Informations claires aux personnes concernées sur la collecte, l'utilisation et la conservation des données.
- Assurer la sécurité des données personnelles.
- Limiter la collecte aux données nécessaires à la finalité du traitement.
- Suppression des données lorsque le traitement n'est plus nécessaire.
Le responsable de traitement doit tenir un registre des traitements de données qu'il effectue, indiquant notamment les finalités du traitement, les catégories de données, les destinataires, la durée de conservation, et les mesures de sécurité.
Il doit répondre aux demandes des personnes concernées concernant leurs données, fournir une copie des données, informer sur l'utilisation des données, et répondre aux demandes de rectification, de suppression ou de limitation du traitement.
Des sanctions peuvent être imposées par la CNIL en cas de non-respect du RGPD, pouvant aller jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l'organisme ou 20 millions d'euros, selon le montant le plus élevé retenu.
Externaliser la gestion administrative de son organisme de formation à une société spécialisée comme Business Plus Conseil peut grandement faciliter la conformité RGPD pour les organismes de formation, assurant ainsi une protection adéquate des données personnelles et évitant les sanctions potentielles.
Business Plus Conseil vous accompagne dans votre mise en conformité RGPD
Business Plus Conseil a porté un intérêt particulier, dès 2018, à la convergence du RGPD et du référentiel Qualiopi. Depuis, nous avons apporté notre expertise à plusieurs organismes de formation pour les aider à se conformer au RGPD.
Que ce soit pour un diagnostic, un accompagnement, ou un service de DPO externalisé, n'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins.
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